Técnicas para redactar informes efectivos

El líder de hoy día, debe abocarse con diligencia a establecer una comunicación efectiva, que cumpla con el cometido de informar de manera directa, objetiva y oportuna. Esta tarea, sin embargo, no es fácil, especialmente cuando no se cuenta con las herramientas fundamentales, en el arte de redactar.

Son muchos los profesionales destacados en determinadas carreras, no obstante cuando se tienen que enfrentar a la comunicación escrita, presentan escollos u obstáculos, dadas sus debilidades al respecto. En tal sentido, es recomendable atender a algunas sugerencias que facilitarán esta importante tarea:

  1. ELABORAR UN PLAN DE REDACCIÓN
    Se puede realizar describiendo puntos básicos a través de pensamientos diáfanos, sabiendo qué se quiere comunicar y cuál es la verdadera intención.El éxito en la redacción está en el arte de condensar las ideas, en la originalidad, y en la precisión.
  2. INICIAR LA REDACCIÓN DE MANERA FLUÍDA
    Se debe escribir, como si se estuviese hablando con alguien, del tema en cuestión. Después de los primeros pasos, se va adquiriendo confianza y seguridad. Es importante dejar que las ideas fluyan, sin interrumpir el texto, hasta haber expresado los puntos fundamentales. Las correcciones se efectuarán en la tercera etapa.
  3. REVISIÓN Y CORRECCIÓN
    Cuando se llegue a esta etapa, se debe estar pendiente de que las ideas guarden relación, que haya concordancia. Las palabras que se repitan, deben ser sustituídas por sinónimos, los cuales son fuertes aliados en el momento de realizar una efectiva comunicación.
    Asimismo, se debe hacer buen uso de los signos de puntuación, pues una como o un punto mal utilizados crea confusión y oscurece cualquier escrito. No obstante, hay algo muy importante: quien no posea un buen vocabulario, jamás podrá expresarse con propiedad, dado que las palabras son las principales herramientas de comunicación.
  4. LEER ASIDUAMENTE, COADYUVA A ENRIQUECER EL LÉXICO.
  5. UTILIZAR ACERTADAMENTE LOS CONECTORES DEL CASTELLANO
    Son los enlaces entre una idea y otra, entre un párrafo y otro.Tales como: en efecto, cabe destacar, asimismo, como consecuencia, sin embargo, por un lado, de hecho, en conclusión, en definitiva, entre otros.

Para realizar un informe efectivo, es relevante atender también, los siguientes aspectos:

  • Tratar en lo posible, de usar el estilo impersonal
  • No falsear o exagerar los hechos
  • No abusar de tecnicismos innecesarios
  • Tratar de que las opiniones estén fundamentadas
  • Mencionar el mayor número de datos
  • Ser objetivo

ESTRUCTURA DEL INFORME

La complejidad de los informes depende de su propósito y tipo. No obstante, las partes generales son:

INTRODUCCIÓN:
Está destinada a presentar el porqué de su redacción. sus objetivos y alcances.

TEXTO O PARTE CENTRAL:
LLamada cuerpo o desarrollo. Aquí se expone la situación, se precisan los aspectos fundamentales. Los detalles se deben redactar según la importancia.

CONCLUSIÓN:
Representan un resumen analítico y detallado de lo informado. Ayudan al destinatario a captar las ideas y retener el asunto expuesto.

RECOMENDACIONES:
Tienen como objetivo, ofrecer alternativas que conlleven a la solución de un
problema. Deben ser directas y firmes, para que el lector las acepte sin duda alguna.

Vianney Vallenilla
Instructora en temas como Calidad y Servicio al Cliente, Supervisión, El lenguaje del Líder, Excelencia y Crecimiento personal, etc.


Copyright © 2017 - liderazgoymercadeo.com - Políticas de Privacidad
Todos los Derechos Reservados. atencionliderazgoymercadeo@gmail.com